Privacy Policy

Learn how Olympus Experience processes personal data in compliance with GDPR.

1. Personal Data We Collect

We may collect the following categories of data when you use our website or our services:

A. Data you provide directly

Full name

Email address

Phone number

Nationality / country of residence

Emergency contact details (required for guided mountain activities)

Medical or physical condition declarations voluntarily provided for safety purposes

Booking and payment information

Any additional information voluntarily provided through forms or email communication

B. Data automatically collected (via cookies & analytics)

IP address (anonymized if analytics consent is not given)

Device type, browser type, operating system

Pages visited and interactions (if analytics cookies are accepted)

Referring URL and session data

C. Data collected during participation in trips

Required refuge registration details

Information necessary for safety assessment

Signed waivers, disclaimers, and participant forms

We do not collect or process sensitive personal data unless it is provided voluntarily for safety reasons.

2. How We Use Your Data

We process your data only for legitimate purposes, including:

Managing bookings and delivering guided or semi-guided activities

Assessing participant readiness and ensuring safety

Communicating about your trip, changes, or weather updates

Issuing invoices and handling payments

Responding to inquiries

Compliance with legal obligations (e.g., refuge registration)

Improving website experience (if analytics consent is given)

Ensuring safety and operational planning for mountain activities

We do not sell or rent your personal data to third parties.

3. Legal Bases for Processing

We process data under the following GDPR legal bases:

Article 6(1)(b) – performance of a contract (bookings)

Article 6(1)(c) – legal obligations (tax, safety records)

Article 6(1)(f) – legitimate interests (website security, service improvement)

Article 6(1)(a) – consent (newsletter, analytics cookies, optional forms)

4. Data Sharing

Your data may be shared with:

Mountain refuges for mandatory accommodation registration

Payment providers (e.g., Revolut, Viva Wallet, banking gateways)

Insurance providers (e.g., for incident reporting)

Professional partners collaborating on guided activities

Analytics/marketing tools (only if you have accepted cookies)

All third parties comply with GDPR and only receive the minimum required information.

5. Data Retention

We retain data only for as long as necessary:

Booking & invoicing data: 10 years (legal obligation)

Participant forms: 2 years (safety record)

Analytics data: as defined by Google Analytics (if consent given)

Contact form requests: up to 12 months

After these periods, data is securely deleted.

6. Your GDPR Rights

You have the right to:

Access your data

Rectify incorrect data

Request deletion

Restrict or object to processing

Withdraw consent at any time

Request data portability

Lodge a complaint with the Greek Data Protection Authority (DPA)

To exercise your rights, contact us at info@olympus-experience.gr.

7. Cookies & Tracking

We use strictly necessary cookies and (only if you consent) analytics or marketing cookies.
Full details are provided in our Cookies Policy.

8. Data Security

We apply appropriate technical and organizational measures, including:

SSL encryption

Access control

Secure data storage

Regular system monitoring

9. External Links

Our website may contain links to external sites. We are not responsible for their privacy practices.

10. Updates to This Policy

We may update this Privacy Policy when required.
The updated version will always appear on this page.

Last updated: [07/12/2025]
Business Name: Stavros Chasapidis – Olympus Experience
Website: https://olympus-experience.gr
Email Contact: info@olympus-experience.gr
Data Controller: Stavros Chasapidis, Sole Proprietor, Greece

We respect your privacy and are committed to protecting your personal data. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and safeguard your information in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR – EU 2016/679) and applicable Greek law.

Πολιτική Απορρήτου (Privacy Policy)

Σεβόμαστε την ιδιωτικότητά σας και δεσμευόμαστε να προστατεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα. Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, αποθηκεύουμε και προστατεύουμε τις πληροφορίες σας, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR – ΕΕ 2016/679) και την εφαρμοστέα ελληνική νομοθεσία.
Μάθετε πώς η Olympus Experience επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σε συμμόρφωση με τον GDPR.

1. Προσωπικά Δεδομένα που Συλλέγουμε

Ενδέχεται να συλλέγουμε τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων όταν χρησιμοποιείτε τον ιστότοπό μας ή τις υπηρεσίες μας:
A. Δεδομένα που παρέχετε απευθείας
Ονοματεπώνυμο
Διεύθυνση email
Τηλέφωνο
Υπηκοότητα / χώρα κατοικίας
Στοιχεία επαφής έκτακτης ανάγκης (απαραίτητα για καθοδηγούμενες δραστηριότητες στο βουνό)
Δηλώσεις ιατρικής/φυσικής κατάστασης που παρέχονται οικειοθελώς για λόγους ασφάλειας
Πληροφορίες κράτησης και πληρωμής
Οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία παρέχετε οικειοθελώς μέσω φορμών ή επικοινωνίας μέσω email
B. Δεδομένα που συλλέγονται αυτόματα (μέσω cookies & analytics)
Διεύθυνση IP (ανωνυμοποιημένη όπου δεν έχει δοθεί συγκατάθεση για analytics)
Τύπος συσκευής, τύπος browser, λειτουργικό σύστημα
Σελίδες που επισκέπτεστε και αλληλεπιδράσεις (εφόσον γίνονται αποδεκτά τα cookies analytics)
Referring URL και δεδομένα συνεδρίας (session data)
C. Δεδομένα που συλλέγονται κατά τη συμμετοχή σε trips
Απαιτούμενα στοιχεία για εγγραφή/δήλωση καταφυγίου (refuge registration)
Πληροφορίες απαραίτητες για αξιολόγηση ασφάλειας
Υπογεγραμμένα waivers, disclaimers και participant forms
Δεν συλλέγουμε ούτε επεξεργαζόμαστε ευαίσθητα δεδομένα, εκτός αν παρέχονται οικειοθελώς για λόγους ασφάλειας.

2. Πώς Χρησιμοποιούμε τα Δεδομένα σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας μόνο για νόμιμους σκοπούς, ενδεικτικά:
Διαχείριση κρατήσεων και παροχή καθοδηγούμενων ή semi-guided δραστηριοτήτων
Αξιολόγηση ετοιμότητας συμμετέχοντα και διασφάλιση ασφάλειας
Επικοινωνία για το trip, αλλαγές ή ενημερώσεις καιρού
Έκδοση παραστατικών και διαχείριση πληρωμών
Απάντηση σε ερωτήματα/αιτήματα
Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις (π.χ. διαδικασίες/δηλώσεις καταφυγίου)
Βελτίωση εμπειρίας ιστότοπου (εφόσον έχει δοθεί συγκατάθεση για analytics)
Διαχείριση ασφάλειας και επιχειρησιακού σχεδιασμού για δραστηριότητες στο βουνό
Δεν πωλούμε ούτε εκμισθώνουμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους.

3. Νομικές Βάσεις Επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα βάσει των ακόλουθων νομικών βάσεων του GDPR:
Άρθρο 6(1)(β) – εκτέλεση σύμβασης (κρατήσεις)
Άρθρο 6(1)(γ) – συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις (φορολογικά, αρχεία ασφάλειας όπου απαιτείται)
Άρθρο 6(1)(στ) – έννομο συμφέρον (ασφάλεια ιστότοπου, βελτίωση υπηρεσιών)
Άρθρο 6(1)(α) – συγκατάθεση (newsletter, cookies analytics, προαιρετικές φόρμες)
Σημείωση: Εφόσον μας παρέχετε οικειοθελώς πληροφορίες υγείας/φυσικής κατάστασης για λόγους ασφάλειας, η επεξεργασία γίνεται μόνο στον βαθμό που είναι απαραίτητος για τον σκοπό αυτό και σύμφωνα με το εφαρμοστέο πλαίσιο του GDPR.

4. Διαβίβαση / Κοινοποίηση Δεδομένων

Τα δεδομένα σας μπορεί να κοινοποιηθούν σε:
Ορειβατικά καταφύγια για υποχρεωτική εγγραφή διαμονής
Παρόχους πληρωμών (π.χ. Revolut, Viva Wallet, τραπεζικά συστήματα)
Ασφαλιστικές εταιρείες (π.χ. για αναφορά περιστατικών)
Επαγγελματικούς συνεργάτες που συμμετέχουν στην υλοποίηση καθοδηγούμενων δραστηριοτήτων
Εργαλεία analytics/marketing (μόνο αν έχετε αποδεχθεί σχετικά cookies)
Όλοι οι τρίτοι συμμορφώνονται με τον GDPR και λαμβάνουν μόνο τις ελάχιστες απαραίτητες πληροφορίες.

5. Χρόνος Διατήρησης (Retention)

Διατηρούμε δεδομένα μόνο για όσο είναι αναγκαίο:
Δεδομένα κράτησης & τιμολόγησης: 10 έτη (νομική υποχρέωση)
Participant forms: 2 έτη (αρχείο ασφάλειας)
Δεδομένα analytics: όπως ορίζεται από το Google Analytics (εφόσον έχει δοθεί συγκατάθεση)
Αιτήματα μέσω φόρμας επικοινωνίας: έως 12 μήνες
Μετά τη λήξη των περιόδων αυτών, τα δεδομένα διαγράφονται με ασφαλή τρόπο.

6. Τα Δικαιώματά σας (GDPR)

Έχετε δικαίωμα να:
έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας
διορθώσετε ανακριβή δεδομένα
ζητήσετε διαγραφή
ζητήσετε περιορισμό ή να αντιταχθείτε στην επεξεργασία
ανακαλέσετε συγκατάθεση οποτεδήποτε
ζητήσετε φορητότητα δεδομένων
υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ)
Για άσκηση δικαιωμάτων, επικοινωνήστε στο: info@olympus-experience.gr.

7. Cookies & Tracking

Χρησιμοποιούμε απολύτως απαραίτητα cookies και (μόνο αν συναινείτε) cookies analytics ή/και marketing. Πλήρεις λεπτομέρειες παρέχονται στην Πολιτική Cookies.

8. Ασφάλεια Δεδομένων

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως:
κρυπτογράφηση SSL
έλεγχος πρόσβασης
ασφαλής αποθήκευση δεδομένων
τακτική παρακολούθηση συστημάτων

9. Εξωτερικοί Σύνδεσμοι

Ο ιστότοπός μας μπορεί να περιλαμβάνει συνδέσμους προς εξωτερικούς ιστότοπους. Δεν φέρουμε ευθύνη για τις πρακτικές απορρήτου τους.

10. Ενημερώσεις της Πολιτικής

Ενδέχεται να ενημερώσουμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου όταν απαιτείται. Η επικαιροποιημένη έκδοση θα εμφανίζεται πάντα σε αυτή τη σελίδα.

Τελευταία ενημέρωση: 07/12/2025
Επωνυμία/Επιχείρηση: Stavros Chasapidis – Olympus Experience
Email επικοινωνίας: info@olympus-experience.gr
Υπεύθυνος Επεξεργασίας: Stavros Chasapidis, Ατομική Επιχείρηση, Ελλάδα
Ιστότοπος: olympus-experience.gr