Cancellation Policy – Olympus Experience

This page outlines the official Cancellation Policy for guided outdoor activities and mountain ascents provided by Olympus Experience.
It forms an integral part of our booking conditions and ensures clarity and transparency for all participants engaging in activities on Mount Olympus and other mountain environments. Please read this policy carefully before completing your booking.

English (EN) – Public Summary (Pre-contract Information)

This page provides a public summary of our cancellation and rescheduling rules for Olympus Experience activities. The final and binding terms are those included in the Booking Confirmation / Agreement (and any trip-specific documents) that you receive by email/PDF and explicitly accept as part of the final agreement (durable medium).
If you booked through a third-party platform, the platform’s commercial terms (payment, cancellation deadlines, refunds, fees) apply to the transaction. Olympus Experience still applies the safety and operational rules described here (e.g., route changes for safety), but refunds (if any) are processed according to the platform’s policy and workflow.
Contact for written notice: Cancellation requests must be sent in writing to info@olympus-experience.gr.

1. Definitions & Timekeeping

Activity date: The scheduled start date of the activity.
Written notice received: The timestamp of your email/notification to us (or to the booking platform, where applicable).
Days before the activity: Calendar days counted back from the activity date (local time Greece).

2. General Framework (Direct Bookings)

For direct bookings (via our website/forms/email), refund eligibility is determined by the number of days before the activity date when written cancellation is received.
Client cancellations 60 days or fewer before the activity are non-refundable (0%).
Refund tiers apply only to cancellations submitted earlier than 60 days, as listed in Section 4.
Sections 6–7 (safety-related changes and on-field decisions) describe separate rules that may apply when the guide modifies/cancels for safety.

3. Olympus Experience 48-Hour Cooling-Off (Direct Bookings Only)

As an Olympus Experience policy (not a statutory guarantee), clients may withdraw within 48 hours of accepting a proposal only if the booking was made at least 30 days before the activity date. A 100% refund is issued upon written notice.
Note: EU consumer rules include a 14-day withdrawal right for many distance contracts, but there are well-known exceptions for leisure services with a specific date or period of performance; this is why we present our own clear cooling-off rule here for direct bookings.
Third-party platform bookings follow the platform’s withdrawal/cancellation framework.

4. Cancellations by the Client (Direct Bookings)

More than 120 days before the activity
100% refund
120 to 91 days before the activity
75% refund
90 to 61 days before the activity
50% refund
60 days or fewer before the activity
0% refund (non-refundable)
If the activity has already been rescheduled once, any further cancellation by the client becomes non-refundable regardless of timing, unless we agree otherwise in writing.

5. Client-Related Inability to Participate

The following situations are treated as cancellations by the client:
inadequate fitness or preparation
failure to follow safety instructions
lack of required equipment
personal schedule changes
cancelled or unavailable third-party services arranged by the participant (transport, accommodation, etc.)
Refunds follow the timelines in Section 4 (direct bookings) or the platform’s policy (platform bookings).

6. Cancellation by the Guide (Personal / Unavoidable Reasons)

If the guide must cancel for personal or unavoidable reasons:
the client is informed as soon as possible
a 100% refund is issued for payments received by Olympus Experience (direct bookings)
no further compensation applies
For platform bookings, refunds (if applicable) are processed according to the platform’s rules.

7. Weather & Safety-Related Changes (Mountain Conditions)

Mountain environments require flexibility. The guide has exclusive authority to assess safety and may adjust plans accordingly.
7.1 Alternative Route / Alternative Objective
If conditions prevent the original route or objective (e.g., Mytikas), an alternative itinerary may be offered.
If the participant declines the alternative before the activity begins, it is treated as a client cancellation (Section 4 for direct bookings; platform rules for platform bookings).
7.2 Rescheduling for Safety
If the activity cannot proceed safely on the scheduled date, the guide may offer one new available date.
If accepted → the booking transfers to the new date
If declined → refunds (if any) follow the applicable cancellation framework (Section 4 for direct bookings; platform rules for platform bookings), unless we agree otherwise in writing.
7.3 Full Cancellation for Safety (No Safe Alternative)
If no safe alternative route/objective and no feasible reschedule exists, the guide may cancel the activity. In that case, refunds are handled as follows:
Direct bookings: refund outcome is determined under the final booking agreement, taking into account any non-recoverable third-party costs already committed (e.g., refuge reservations) where applicable. The binding refund basis will be the terms accepted in the Booking Confirmation/Agreement.
Platform bookings: per platform policy.
(We keep this section intentionally at “summary level” to avoid publishing the full contractual mechanics on the public page.)

8. On-Field Decisions (During the Activity)

During the activity, the guide may modify or interrupt the itinerary without refund if safety requires it. Unexpected additional costs (e.g., extra accommodation due to weather or injury) are the participant’s responsibility.

9. No-Show / Late Arrival

Failure to appear at the designated meeting time results in no refund.

10. Refund Method & Timing

Refunds are issued using the original payment method, in the provider’s local currency, typically within 14 business days, subject to payment processor/bank timelines.

11. Final Provisions & Version Control

This policy is a public summary. The final and binding cancellation terms are those included in the Booking Confirmation/Agreement and trip-specific documents accepted by the participant (email/PDF).
Olympus Experience may update this page at any time. The applicable version is the one communicated and accepted as part of the final agreement for a specific booking.

Ελληνικό Παράρτημα EL – Πολιτική Ακύρωσης (Σύνοψη)

Δημόσια Σύνοψη (Προ-συμβατική ενημέρωση)

Η παρούσα σελίδα αποτελεί δημόσια σύνοψη της πολιτικής ακυρώσεων/μεταφοράς ημερομηνίας για δραστηριότητες της Olympus Experience. Οι οριστικοί και δεσμευτικοί όροι είναι αυτοί που θα αποσταλούν με Επιβεβαίωση Κράτησης / Συμφωνία (και τυχόν έγγραφα ειδικά για το trip) σε email/PDF και θα γίνουν ρητά αποδεκτοί από τον συμμετέχοντα (durable medium).
Αν η κράτηση έχει γίνει μέσω πλατφόρμας τρίτου, ισχύουν οι εμπορικοί όροι της πλατφόρμας (πληρωμές, προθεσμίες ακύρωσης, επιστροφές, χρεώσεις). Η Olympus Experience εφαρμόζει τους κανόνες ασφάλειας/λειτουργίας (π.χ. αλλαγές διαδρομής για λόγους ασφάλειας), αλλά οι επιστροφές χρημάτων γίνονται σύμφωνα με το πλαίσιο της πλατφόρμας.
Γραπτή γνωστοποίηση: Ακυρώσεις γίνονται γραπτώς στο info@olympus-experience.gr (ή μέσω της πλατφόρμας όπου εφαρμόζεται).

1. Ορισμοί

Ημερομηνία δραστηριότητας: η προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης.
Λήψη γραπτής ακύρωσης: ο χρόνος λήψης email/γνωστοποίησης.
Ημέρες πριν τη δραστηριότητα: ημερολογιακές ημέρες.

2. Γενικό Πλαίσιο (Απευθείας Κρατήσεις)

Για απευθείας κρατήσεις (site/φόρμες/email), το δικαίωμα επιστροφής εξαρτάται από το πότε λαμβάνεται η γραπτή ακύρωση.
Ακυρώσεις από τον πελάτη σε 60 ημέρες ή λιγότερο πριν τη δραστηριότητα είναι μη επιστρέψιμες (0%).
Κλιμάκια επιστροφής ισχύουν μόνο για ακυρώσεις νωρίτερα από 60 ημέρες (βλ. Ενότητα 4).
Οι Ενότητες 7–8 περιγράφουν ειδικούς κανόνες όταν η αλλαγή/ακύρωση γίνεται για λόγους ασφάλειας από τον οδηγό.

3. 48ωρη Υπαναχώρηση (Πολιτική Olympus Experience – Μόνο Απευθείας)

Ως πολιτική της Olympus Experience (και όχι ως νομική εγγύηση), ο πελάτης μπορεί να υπαναχωρήσει εντός 48 ωρών από την αποδοχή της πρότασης, εφόσον η κράτηση έγινε τουλάχιστον 30 ημέρες πριν τη δραστηριότητα. Τότε γίνεται 100% επιστροφή κατόπιν γραπτής γνωστοποίησης.
Σημ.: Στο ενωσιακό πλαίσιο υπάρχουν εξαιρέσεις του δικαιώματος υπαναχώρησης για υπηρεσίες αναψυχής με συγκεκριμένη ημερομηνία/περίοδο· γι’ αυτό ορίζουμε καθαρά τη δική μας 48ωρη πολιτική για απευθείας κρατήσεις.
Για κρατήσεις μέσω πλατφόρμας ισχύει το πλαίσιο της πλατφόρμας.

4. Ακύρωση από τον Πελάτη (Απευθείας Κρατήσεις)

Πάνω από 120 ημέρες πριν
100% επιστροφή
120 έως 91 ημέρες πριν
75% επιστροφή
90 έως 61 ημέρες πριν
50% επιστροφή
60 ημέρες ή λιγότερο πριν
0% επιστροφή
Αν η δραστηριότητα έχει ήδη μεταφερθεί μία φορά, οποιαδήποτε επόμενη ακύρωση είναι μη επιστρέψιμη, εκτός αν συμφωνηθεί διαφορετικά γραπτώς.

5. Αδυναμία Συμμετοχής που οφείλεται στον Πελάτη

Θεωρούνται ακυρώσεις από τον πελάτη:
ανεπαρκής φυσική κατάσταση/προετοιμασία
μη συμμόρφωση σε οδηγίες ασφάλειας
έλλειψη απαιτούμενου εξοπλισμού
προσωπικοί λόγοι/αλλαγές προγράμματος
ακυρώσεις/μη διαθεσιμότητα υπηρεσιών τρίτων που οργάνωσε ο συμμετέχων (μεταφορές/διαμονή κ.λπ.)
Ισχύουν τα κλιμάκια της Ενότητας 4 (απευθείας) ή οι όροι της πλατφόρμας (platform).

6. Ακύρωση από τον Οδηγό (Προσωπικοί/Αναπόφευκτοι λόγοι)

Σε περίπτωση ακύρωσης από τον οδηγό:
ενημέρωση άμεσα
100% επιστροφή ποσών που καταβλήθηκαν στην Olympus Experience (απευθείας)
χωρίς περαιτέρω αποζημίωση

7. Καιρός & Ασφάλεια

Το βουνό απαιτεί ευελιξία. Ο οδηγός έχει την αποκλειστική αρμοδιότητα εκτίμησης ασφάλειας και μπορεί να προσαρμόσει το πλάνο.
7.1 Εναλλακτική Διαδρομή/Στόχος
Αν οι συνθήκες δεν επιτρέπουν τον αρχικό στόχο (π.χ. Μύτικας), μπορεί να προταθεί εναλλακτικό πλάνο.
Αν ο συμμετέχων το αρνηθεί πριν την έναρξη, θεωρείται ακύρωση πελάτη.
7.2 Μεταφορά Ημερομηνίας για λόγους ασφάλειας
Αν δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί με ασφάλεια, μπορεί να προταθεί μία νέα διαθέσιμη ημερομηνία:
αν γίνει δεκτή → μεταφορά κράτησης
αν απορριφθεί → ισχύει το πλαίσιο ακύρωσης (Ενότητα 4 για απευθείας / όροι πλατφόρμας για platform), εκτός αν συμφωνηθεί αλλιώς γραπτώς.
7.3 Πλήρης Ακύρωση για λόγους ασφάλειας
Αν δεν υπάρχει ασφαλής εναλλακτική/εφικτή μεταφορά, η δραστηριότητα μπορεί να ακυρωθεί.
Απευθείας κρατήσεις: η τελική βάση επιστροφής καθορίζεται από τους οριστικούς όρους της Επιβεβαίωσης/Συμφωνίας, λαμβάνοντας υπόψη τυχόν μη ανακτήσιμα έξοδα τρίτων όπου εφαρμόζεται.

8. Αποφάσεις Πεδίου

Κατά τη διάρκεια, ο οδηγός μπορεί να τροποποιήσει/διακόψει το πρόγραμμα χωρίς επιστροφή αν το απαιτεί η ασφάλεια. Τυχόν απρόβλεπτα πρόσθετα έξοδα βαρύνουν τον συμμετέχοντα.

9. Μη Εμφάνιση

Μη προσέλευση στο προκαθορισμένο σημείο/ώρα συνεπάγεται μηδενική επιστροφή.

10. Τρόπος Επιστροφής

Επιστροφές γίνονται με τον αρχικό τρόπο πληρωμής, συνήθως εντός 14 εργάσιμων ημερών, ανάλογα με τράπεζες/παρόχους πληρωμών.

11. Τελικές Διατάξεις

Η παρούσα αποτελεί σύνοψη. Οι δεσμευτικοί όροι είναι αυτοί που αποστέλλονται και γίνονται αποδεκτοί στην Επιβεβαίωση/Συμφωνία της συγκεκριμένης κράτησης (email/PDF).